Ještě před odjezdem si rozdělte platby

Domluvte, které výdaje jdou za dopravcem a které se řeší s průvodcem. Pokud přebíráte zálohu v hotovosti, zaznamenejte částku a měnu. U plateb kartou si ujasněte, jakou kartou se platí a jaké podklady firma požaduje.

Dva stejné nákupy mohou mít pro vyúčtování rozdílný význam: jednou řidič použije vlastní peníze, podruhé firemní kartu. Proto nestačí poznámka „parkování 20 EUR“. Důležité je i to, kdo platil a kdo má částku vypořádat.

Ke každému výdaji zapište stejný základ

Hned při bezpečné příležitosti doplňte datum, účel, částku, měnu a způsob úhrady. Přidejte doklad a poznámku, pokud z něj účel není jasný. Záznam spojujte s konkrétním zájezdem, ať nemusíte později odhadovat, ke které cestě patřil.

  • Datum a srozumitelný popis výdaje.
  • Částka a původní měna.
  • Hotovost, vlastní karta, firemní karta nebo jiný způsob úhrady.
  • Komu položka patří ve vyúčtování.
  • Čitelný doklad a případné vysvětlení.

Jde o praktický základ podkladů, nikoli výčet zákonných náležitostí účetního dokladu. Konkrétní požadavky, práci s originály a přepočty měn si domluvte s firmou a jejím účetním.

Doklady fotografujte tak, aby se daly přečíst

Zachyťte celý potřebný obsah dokladu, zkontrolujte ostrost a zda část textu neskrývá odlesk. Připojte fotografii k příslušné položce. Samostatná galerie několika desítek účtenek bez návaznosti na záznamy není hotové vyúčtování.

Fotografie používejte podle dohodnutého firemního postupu. Sama o sobě neřeší povinnost uchovat originál ani všechny účetní požadavky. Neposílejte doklady do veřejných skupin; mohou obsahovat údaje, které tam nepatří.

Firemní a průvodcovské vyúčtování veďte zvlášť

Řidič může během jedné cesty platit za různé strany. Oddělené přehledy pomohou ukázat, co řeší dopravce a co průvodce. Stejně důležité je odlišit skutečný výdaj od předané zálohy nebo vrácené hotovosti, aby se částka nezapočetla dvakrát.

Příklad: parkování zaplacené firemní kartou se může objevit v přehledu firemních nákladů, ale neznamená automaticky, že má firma stejnou částku proplatit řidiči. U vlastní hotovosti může být vypořádání jiné. Držte se dohodnutého postupu a nejasnosti označte ke kontrole.

Před odevzdáním zkontrolujte souvislosti

Projděte, zda každý záznam patří ke správnému zájezdu, nechybí měna a není položka dvakrát. Ověřte přiřazení dokladů a způsob úhrady. Součty různých měn neslučujte bez jasného pravidla přepočtu.

  • Souhlasí seznam výdajů s dostupnými doklady?
  • Jsou odlišené vlastní peníze a firemní platby?
  • Jsou zálohy a vrácené peníze srozumitelně označené?
  • Je jasné, které položky ještě čekají na vysvětlení?
  • Dostává každý příjemce správný přehled?

PDF je vhodný formát pro kontrolu a předání. Samotný export ale nezaručuje správnost vstupů ani nenahrazuje účetní zpracování. V autobusové dopravě pomůže hlavně tehdy, když navazuje na průběžně vedené záznamy.