Určete vozidlo a okamžik předání

Do záznamu patří identifikace autobusu podle firemního systému, datum a čas a označení předávajícího a přebírajícího. Pokud firma používá registrační značku i vlastní číslo vozidla, uveďte je konzistentně. Při spojení se zájezdem přidejte také jeho označení.

Údaje zapisujte při předání, nikoli zpětně podle paměti. Když některý údaj nemáte, označte ho jako chybějící a domluvte doplnění. Odhad by později mohl vypadat jako skutečně zjištěná hodnota.

Fotografie doplňte stručnou poznámkou

Dohodněte si ve firmě několik opakovatelných pohledů na vozidlo. Celkový záběr zachytí souvislost, detail pomůže u konkrétního viditelného poškození. Zkontrolujte, že jsou fotografie čitelné a přiřazené ke správnému předání.

K nejasnému detailu připište místo a popis: například levá strana, prostor pod zavazadlovým prostorem, viditelný škrábanec. Nepište automaticky, kdo poškození způsobil, pokud to nevíte. Záznam stavu sám o sobě neurčuje odpovědnost.

Zachycujte jen potřebné údaje. Vyhněte se zbytečnému fotografování cestujících, jejich dokladů nebo osobních věcí a uchovávejte snímky podle pravidel firmy.

Kilometry zapisujte ve stejných jednotkách

Poznamenejte stav počítadla při převzetí a při vrácení. Rozdíl je možné smysluplně porovnávat jen tehdy, když hodnoty patří ke stejnému vozidlu a odpovídajícímu období. Pokud došlo ke střídání v průběhu okruhu, zaznamenejte ho zvlášť.

Rozdíl mezi stavem počítadla a jiným provozním záznamem nejprve vysvětlete. Může se lišit pokryté období, chybět část záznamu nebo být chybně opsaná hodnota. Neopravujte původní údaj jen proto, aby výsledky vypadaly shodně; opravu a její důvod zachovejte dohledatelné.

Palivo oddělte od tankování a spotřeby

Údaj o palivu při převzetí a vrácení zapisujte podle dostupného způsobu zjištění. Litry z tankovacího dokladu jsou jiný údaj než orientační stav ukazatele nádrže. Neslučujte je bez vysvětlení do údajně přesné bilance.

U tankování zaznamenejte datum, množství, související kilometry, pokud je máte, a doklad. Výpočet spotřeby potřebuje úplné a použitelné vstupy pro stejné období. Chybějící tankování nebo nepřesný počáteční stav mohou výsledek zkreslit. Samotná aplikace chybějící množství nezměří.

Předejte i to, co má následovat

Stručný seznam otevřených bodů je stejně užitečný jako fotografie. Uveďte poznámky, které má převzít odpovědná osoba, a kdo je bude řešit. Technický stav a další provozuschopnost posuzujte podle firemních a příslušných odborných postupů; tento článek ani fotografie nejsou návod k technické kontrole.

  • Vozidlo, datum, čas a návaznost na zájezd.
  • Stav kilometrů a způsob zjištění paliva.
  • Čitelné fotografie a popis viditelného stavu.
  • Záznam tankování a dostupné doklady.
  • Předané poznámky, vybavení a nevyřešené body.

Provozovatel autobusové dopravy pak dostává porovnatelné podklady. Řidiči zase mají srozumitelný záznam o tom, co při konkrétním předání skutečně převzali a předali.