Předejte jednu aktuální verzi programu

Určete, který dokument platí. Pokud se program měnil v e-mailech a zprávách, předejte řidiči aktuální celek a upozorněte na změny. U každého dne se hodí časy, adresy, nástupní místa, hotely a poznámky, které mají vliv na organizaci cesty.

Odlišujte pevně potvrzené údaje od těch, které se teprve domlouvají. U neověřeného parkování například připište, kdo ho prověří. Adresa památky sama o sobě nemusí označovat místo vhodné pro příjezd autobusu. Řidič musí mít prostor podklady před cestou zkontrolovat.

Ke kontaktům přidejte, kdo o čem rozhoduje

Telefon na dispečink nestačí, pokud není jasné, kdo bude dostupný večer. Předejte kontakt na průvodce, odpovědnou osobu dopravce a podle potřeby další kontakty k zájezdu. Sdílejte jen údaje potřebné k práci a domluvte vhodný způsob jejich předání.

  • Kdo schvaluje změnu programu nebo další náklad?
  • Komu se hlásí zpoždění a změna místa nástupu?
  • Jak postupovat při závadě a kde jsou příslušné firemní instrukce?
  • Co dělat, když se hlavnímu kontaktu nedá dovolat?

Odpovědi je lepší sjednotit před odjezdem. Řidič pak nemusí za provozu zjišťovat, čí pokyn je rozhodující.

Vozidlo předejte se společným záznamem

Zaznamenejte, který autobus řidič přebírá, stav kilometrů a dostupný údaj o palivu. K existujícím poškozením přidejte fotografie a stručné poznámky. Projděte vybavení, doklady a interní pokyny podle postupu dopravce.

Fotografie nejsou náhradou technické kontroly. Pomáhají zachytit viditelný stav při předání. Pokud je něco nejasné nebo chybí, vyřešte to s odpovědnou osobou ještě před převzetím; nejasnosti nepřekrývejte odhadnutými údaji.

Peníze a doklady domluvte předem

Ujasněte si, čím se platí tankování, parkování a další výdaje. Pokud řidič přebírá hotovost, zaznamenejte částku a měnu. Ke kartám předejte firemní pravidla a bezpečný způsob předání přístupů, nikoli údaje v běžném sdíleném programu.

Řekněte také, které výdaje patří dopravci a které se vyúčtují s průvodcem. Stanovte, jaké údaje má řidič k dokladu doplnit, kde uchová originál a komu podklady po návratu předá. Předejdete tím dodatečnému vysvětlování položek, které už si nikdo přesně nepamatuje.

Domluvte, co znamená dokončené předání zájezdu

První zájezd nekončí zaparkováním autobusu. Řidič by měl vědět, zda odevzdává i fotografie po jízdě, konečný stav kilometrů, palivo, přehled výdajů a poznámky k vozidlu. Určete termín a člověka, který podklady převezme.

  • Aktuální program a přehled nevyřešených bodů.
  • Kontakty a jasné pravomoci při změnách.
  • Záznam převzetí vozidla a vybavení.
  • Předané peníze a dohodnutý způsob evidence výdajů.
  • Seznam podkladů k předání po návratu.

Stejný základ lze používat i při dalších zájezdech. V autobusové dopravě se mění trasy a lidé; jasná pravidla předání mohou zůstat stejná.